Die Pomodoro-Technik

Oder: Wie du die Arbeit von 40 Stunden in 19,5 Stunden verrichtest

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Technik, die auf den ersten Blick kaum nennenswerte Auswirkungen auf die eigene Arbeitsproduktivität zu haben scheint. Wenn man aber einmal die Technik ausprobiert hat und dabei den feinen, aber so wirkungsvollen, Empfehlungen von Francesco Cirillo, seines Zeichens in den 1980er Jahren Erfinder der Pomodoro-Regeln, folgt, ist Arbeit anders als vorher.

So was brauche ich nicht

Ich bin hauptsächlich schreibend tätig. Am Computer – Vollzeit. Bisher hielt ich mich für einen effizienten Arbeiter. Für Zeitmanagement-Techniken sah ich keinen Bedarf, ich würde da für mich nicht allzu viel rausholen können – dachte ich.

Dann kamen die Leser-Nachfagen nach der Pomodoro-Technik. Man habe gehört, dass Menschen damit viel Arbeitszeit einsparen könnten. Ich hatte Zweifel.

Doch Leser-Wunsch ist bekanntlich Gesetz und so habe ich die Ratschläge von dem Italiener Francesco Cirillo, Erfinder und Namensgeber der Pomodoro-Technik, für mich ausprobiert. Dies ist nun ein halbes Jahr her und ich bin dem mittlerweile alten Herren sehr dankbar für seine Technik. Seitdem tickt bei mir eine Eieruhr in Tomatenform neben dem Schreibtisch …

Denn bei mir sind die hochtrabenden Versprechungen tatsächlich eingetroffen. Ich erledige deutlich mehr in wesentlich weniger Zeit.

Wie kann das sein?

Francesco Cirillo orientierte sich am Leitsatz:

“Der Fokus bei einer Tätigkeit führt zum Erfolg.”

Auch wenn dies nicht für alle Arten von Tätigkeiten eintreffen wird, meine Empfehlung lautet: Probiere die Pomodoro-Technik einfach einmal aus, wenn deine Form der Arbeit sich – zumindest teilweise – in 25-Minuten Cluster einteilen lässt.

Denn: Pomodoro macht Spaß, verhindert Stress, gibt ein gutes Gefühl, verhindert Rückenschmerzen und verbessert die eigene Produktivität.

Fangen wir an: Was ist die Pomodoro-Technik, was brauche ich und wie gehe ich genau vor?

Das brauche ich

Für die Durchführung dieser Zeitmanagement-Technik brauchst du:

  1. Als Fan: eine Eieruhr oder Küchenuhr, die wie eine Tomate aussieht. (Pomodoro heißt auf italienisch Tomate).
    Alternativ kannst du eines der zahlreichen gratis Online-Pomodoro-Tools, eine Stoppuhr oder jede andere Art von Timer verwenden.
  2. Einen Notizzettel.
  3. Einen Bleistift.

Pomodoro-Technik – Die 6-Schritt-Anleitung

25-Minuten-Aufgabe notieren

Entscheide dich für eine Aufgabe, die du erledigen willst! Schreib diese als Stichwort mit dem Bleistift auf den Notizzettel!

Es ist egal, um was für eine Aufgabe es sich handelt. Sie muss lediglich deine volle Konzentration erfordern.

Du kannst natürlich auch deine bisherige Aufgaben-Notier-Variante nutzen, elektronisch oder per Hand. Cirillo meinte jedoch festgestellt zu haben, dass manuelles Aufschreiben und anschließendes Abhaken auf einem realen Zettel ein besseres Gefühl von “Das habe ich heute alles geschafft” hinterlässt. Ich kann das bestätigen.

Timer starten

Stelle deine Tomaten-Eieruhr oder deinen sonstigen Timer auf 25 Minuten!

25 Minuten konzentiert arbeiten

Arbeite voll konzentriert und ohne Unterbrechung bis die Tomate klingelt! Lass keine Störung zu!
Wenn du unterbrochen wirst, musst du leider abbrechen und die 25-Minuten-Einheit von vorne beginnen.
Falls dir in dieser Pomodoro-Einheit etwas Wichtiges einfallen sollte, das du später erledigen willst, schreib es stichwortartig auf einen Zettel und arbeite dann gleich weiter!

Erledigung abhaken

Nun hake die Aufgabe auf deinem Zettel ab!

Ein schönes Gefühl!

Pause einlegen

Nach jeder Pomodoro-Einheit von 25 Minuten lege eine kurze Pause bzw. Rast ein! Um die fünf Minuten wäre eine passende Dauer. Gehe ein paar Schritte, mach eine kurze Meditationsübung oder plaudere mit einem Kollegen! Die Pause sollte nichts mit der Arbeitstätigkeit zu tun haben.

Nach 4 Einheiten eine lange Pause

Nach jeweils vier Einheiten machst du eine längere Pause. Cirillo schlägt 20 bis 30 Minuten für diese längere Pause vor.
Das Einhalten der Pausen ist für die volle Entfaltung der Wirksamkeit der Technik essentiell. Das Gehirn schaltet währenddessen auf Verarbeitung der neuen Informationen um und erholt sich für die nächsten Pomdoro-Einheiten.

– Das wäre schon die ganze Pomodoro-Technik –

Warum ist das Arbeiten mit Pomodoro so anders?

Hinter der Pomodoro-Technik stecken mehrere Erkenntnisse: Menschen schaffen es ohnehin nur, sich kurze Zeiteinheiten voll produktiv zu konzentrieren. Arbeitsaufteilungen in kleine Einheiten machen die Anstrengung gefühlt wesentlich leichter (Salamitaktik!) und mildern den Drang zur Prokrastination.

Was ich ebenfalls als angenehm erlebe: Die Pausen werden Zwangsbestandteil des Tätigseins. Ich empfinde dadurch deutlich weniger Stress. Pflichtpause – nach dem Klingeln müsste ich mich ansonsten aktiv gegen die Auszeit entscheiden.

So werden Sie immer besser als Pomodorer

Bis hierher wäre die Pflicht beschrieben, nun folgt die Pomodoro-Kür.

Es gibt sechs Zielvorgaben von Cirillo für die Selbstmanagement-Technik. Gehe die folgenden Schritte stufenweise durch, nicht alle auf einmal! Erst Schritt A, wenn dieser gemeistert ist und funktioniert folgt Schritt B usw.

  1. Zeitaufwände bewusst machen
    Finde heraus, wie viele Pomodoro-Einheiten notwendig sind, eine spezielle Aufgabe zu erfüllen!
    Führe darum eine Liste der Pomodoros (25-Minuten-Einheiten), die du für deine Aufgaben aufwendest! So bekommst du im Laufe der Zeit einen Überblick darüber, wofür du wirklich deine Zeit einsetzt.
  2. Konzentration steigern
    Werde immer besser darin, eine Pomodoro-Einheit von externen Störungen wie Surfen, Telefon etc. zu schützen!
    Hast du dich dabei erwischt, doch kurz einmal die E-Mails zu checken? Oder rasch auf den WhatsApp-Eingang geblinzelt? Übe dich darin, die 25 Minuten völlig konzentriert zu bleiben!
    Tipp: Mach jedes Mal einen Apostroph über die Aufgabe, wenn du dich bei einer Unterbrechung erwischst!
  3. Besser Zeitaufwände abschätzen lernen
    Werde ein Profi darin vorab zu planen, wie viele Pomodoro-Einheiten du brauchst, um eine Aktivität zu vollenden!
    Mit der Zeit findest du so heraus, welche Tätigkeit wirklich viel Zeit benötigt und welche Arbeiten bisher nur so lange gedauert haben, weil du dich ständig ablenken lassen hast oder diese immer wieder aufgeschoben hast. So kannst du viel besser den kommenden Tag oder die kommenden Wochen vorausplanen.
  4. Anfang – Mitte – Ende
    Nutze die Pomodoro-Zeit nicht nur zum reinen Bearbeiten!
    Anfang: Du kannst die Pomodoros noch effektiver machen, indem du zunächst einige Minuten am Anfang für den sogenannten Recap (meint rekapitulieren der vor dir liegenden Aufgabe, nachdenken, kurzes Zusammenfassen) verwenden.
    Mitte: Dann arbeitest du voll konzentriert.
    Am Ende kommt dann der sogenannte Review, eine kurze Überprüfung des Getanen, ein (kurzes) Überdenken deiner Bemühungen.
  5. Tag planen
    Plane deinen Tag im Rahmen eines Zeitplanes mit Pomodoros! Du bist nun schon sehr produktiv und Fachmann/Fachfrau im Anwenden der Pomodoro-Technik. Gehe den nächsten Schritt und plane deinen ganzen Arbeitstag mit einem Zeitplan in Pomodoro-Einheiten! Dies hat mehrere Vorteile.
    – Du bearbeitest mit einem Plan die wichtigen Aufgaben vor den Dringenden. Es gilt: Das Wichtigste zuerst. Über welche Erledigungen wirst auf lange Sicht froh sein?
    – Du bist motivierter, die Aufgaben zu erledigen, da diese in den Pomodoro-Einheiten wesentlich schaffbarer erscheinen. 
    – Du hast das Ende vor Augen und erkennst die Schritte. Der Arbeitstag ist nicht mehr “nach oben offen”.
    – Du trennst Arbeitszeit klar von Freizeit.
    – Du kannst deine Freizeit mehr genießen, da du alles erledigt hast und nicht damit haderst, eigentlich noch mehr getan haben zu müssen.
  6. Definiere deine eigenen Pomodoro-Ziele
    Wenn du alle fünf vorgenannten Schritte vollzogen hast, strebst du nun die Meisterschaft in der Pomodoro-Technik an. Dies gelingt über das Setzen eigener Pomodoro-Ziele. Gemeint sind Ziele innerhalb der Technik:
    – Möchtest du noch konzentrierter werden?
    – Möchtest du noch besser die benötigten Pomodoro-Einheiten voraus abschätzen lernen?
    – Möchtest du innerhalb der Pomodoro-Zeit noch schneller arbeiten (mehr Wörter schaffen, ein Fenster mehr putzen, 30 Code-Zeilen mehr schreiben …)?
    – Oder du optimierst deine Arbeitsaufteilung: Erkennst du beispielsweise an der Verteilung deiner Pomodoros über die letzten Wochen, dass du viel mehr Zeit in Recherche als in die eigentliche Bearbeitung der Aufgaben gelegt hast, kannst du diese Zeit umverteilen.
    – Oder du beschließt, höhere Qualität abzuliefern. Ein Autor könnte sich eine höhere Zielvorgabe setzen. Ein Team kann sich bemühen, die Zusammenarbeit zu verbessern usw.

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